Crear cliente: Administrador y Ejecutivo Comercial.

Editar datos comerciales (nombre, contacto, email, teléfono): Administrador y Ejecutivo Comercial.

Editar datos tributarios (NIT, régimen, gran contribuyente): Administrador y Contador. El Ejecutivo solo puede corregirlos si el cliente no tiene facturas emitidas aún.

Desactivar cliente: solo Administrador.

Si el cliente ya tiene facturas emitidas, el sistema bloquea el cambio de NIT para proteger la integridad legal de los documentos. La DIAN exige que las facturas conserven los datos del momento de emisión.

En ese caso solo el Administrador o Contador pueden realizar la corrección, y queda registrado en el historial de auditoría.

El régimen determina qué impuestos aplican en las facturas. El régimen, no la moneda, determina el IVA.

Extranjero IVA 0% Art. 481 ET, sin retenciones — clientes fuera de Colombia (US y otros países).
Régimen Común IVA 19% Art. 468 ET + ReteFuente 2.5%.
SIMPLE IVA 19% + ReteFuente aplica.

El Régimen Simplificado fue eliminado por la Ley 2010 de 2019 — no existe.

Si el cliente colombiano es Gran Contribuyente / Agente Retenedor, aplica además ReteIVA (15% del IVA). Este campo se oculta automáticamente para clientes extranjeros.

El campo acepta ambos formatos según el país del cliente:

Colombia: NIT con puntos y dígito verificador — ej: 900.888.654-1
Estados Unidos: EIN (Employer Identification Number) — ej: 12-3456789
Otros países: texto libre.

El sistema valida el formato según el país seleccionado y muestra un aviso si no coincide. Los documentos PDF muestran el formato correcto según el tipo de cliente.

Sí. Cada cambio en NIT, régimen tributario o gran contribuyente queda registrado en la tabla de auditoría con:

· Usuario que realizó el cambio
· Fecha y hora exacta
· Valor anterior y nuevo valor

Esto garantiza trazabilidad completa ante cualquier revisión o auditoría.

El cliente tiene cotizaciones activas en proceso. Ciérrelas o archívelas primero. Solo el Administrador puede desactivar clientes.

Borrador → editable, sin enviar.
Enviada → en revisión interna ACS.
Aprobada → aprobada por el equipo.
Enviada al cliente → el cliente la recibió.
Aceptada → cliente confirmó aceptación.
Facturada → ya se generó factura.
Rechazada → rechazada internamente.
Rechazada por cliente → el cliente no aceptó.

Sí, son opcionales. En la sección Costos Adicionales de la cotización aparecen como líneas separadas:

👔 Supervisor: cargo mensual recurrente durante toda la duración del contrato.

🎓 Entrenamiento: pago único al inicio del contrato, por agente. Solo se factura en el primer mes — el sistema lo excluye automáticamente en meses siguientes.

Solo cuando el cliente rechazó la propuesta:

1. Abra la cotización en estado Rechazada por cliente.
2. Haga clic en Nueva Versión.
3. Se crea una copia en Borrador con referencia actualizada (PROP-2026-001-V2).

Si el rechazo fue interno, edite y reenvíe la misma cotización.

Abra la cotización y haga clic en:

📋 PDF con T&C — genera la propuesta con términos y condiciones.
📝 Descargar Word — descarga el contrato en formato .docx.
👁 Vista previa — previsualiza en pantalla.

En todos los casos el sistema solicita primero seleccionar el idioma: Español o English.

1. Vaya a Facturación → Nueva Factura.
2. Seleccione la cotización aprobada.
3. El sistema carga automáticamente: cliente, servicios, supervisor, entrenamiento (si aplica), TRM del día y el mes del contrato.
4. Verifique la fecha de emisión, período y fecha de vencimiento.
5. Haga clic en Guardar Borrador para revisarla después, o Emitir Factura para asignar el número DIAN.

Indica qué mes del contrato se está facturando (ej: Mes 3 de 12). El sistema lo calcula automáticamente contando las facturas emitidas de esa cotización.

¿Por qué importa? El entrenamiento inicial solo se cobra en el Mes 1. A partir del Mes 2 el sistema lo excluye automáticamente del total.

Si necesita cambiarlo, haga clic en el botón ✏️ — debe ingresar un motivo obligatorio que queda registrado en auditoría.

Sí. Si el cliente usó más o menos agentes/horas que lo cotizado:

1. En el formulario de factura, haga clic en 🔧 Ajustar cantidades reales.
2. Los campos de agentes, tarifa y horas se vuelven editables.
3. Los totales se recalculan en tiempo real.
4. Al confirmar debe ingresar el motivo del ajuste (obligatorio).

Esto permite facturar el valor real del mes sin crear una nueva cotización.

La TRM es la tasa oficial COP/USD del Banco de la República. Es obligatoria para emitir facturas en USD.

Solo el Administrador o Contador pueden registrarla en Facturación → TRM.

Al crear una factura el sistema la carga automáticamente según la fecha de emisión. Si factura con fecha de un día anterior, el sistema busca la TRM de esa fecha.

Importante: ingrese el valor sin puntos de miles (ej: 4150, no 4.150). Si la TRM de ese día ya tiene facturas emitidas, no se puede modificar.

Sí. Cambie la Fecha de emisión en el formulario de factura. El sistema buscará automáticamente la TRM de esa fecha.

Si no hay TRM registrada para esa fecha, recibirá un aviso. El Contador debe registrar primero la TRM histórica en el módulo TRM y luego crear la factura.

Borrador Sin número DIAN. Editable.
Emitida Número DIAN asignado. Lista para enviar.
Enviada El cliente la recibió.
Pago Parcial Abono recibido, saldo pendiente.
Pagada Pago completo.
Vencida Pasó la fecha de pago (automático).
Anulada Cancelada con motivo DIAN.

1. En la lista de facturas, haga clic en ··· → Registrar Pago.
2. Ingrese monto (el campo muestra el saldo máximo disponible), fecha, método y referencia bancaria.
3. El sistema carga automáticamente la TRM de la fecha del pago y muestra el equivalente en COP.
4. Si no hay TRM, ingrésela manualmente en el campo (sin puntos de miles, ej: 4200.50).
5. No se puede registrar un monto mayor al saldo pendiente — el sistema lo bloquea.

Puede registrar varios pagos parciales. El saldo se actualiza automáticamente.

Nota: cuando el Contador registre la TRM de una fecha, el sistema actualiza automáticamente el equivalente COP de todos los pagos sin conversión de esa fecha.

Aparece al abrir Facturación cuando hay pagos en USD sin TRM registrada para la fecha del pago.

El Contador debe ir a Facturación → TRM, registrar la TRM de esas fechas y el equivalente COP se actualizará automáticamente.

Esto es necesario para el reporte contable de ingresos en COP ante la DIAN.

En el menú ··· seleccione Anular Factura. Debe ingresar el motivo (obligatorio DIAN).

La anulación es irreversible. El número consecutivo DIAN queda consumido y la cotización regresa a estado Aprobada para poder re-facturar.

Vaya a Facturación → Configuración → sección Resolución DIAN. Verá el rango autorizado y los números disponibles.

Cuando queden 50 o menos, el sistema mostrará una alerta. Tramite una nueva Resolución ante la DIAN con anticipación.

Proyecta cuánto podría ingresar ACS con base en cotizaciones activas. Usa la tasa real histórica de cierre para ponderar cada cotización según su probabilidad.

Los contratos confirmados (Aceptados y Facturados) se muestran aparte como valor seguro.

Cotizaciones activas que llevan más días de lo normal sin avanzar. El umbral predeterminado es 15 días. El sistema mide desde el último cambio de estado, no desde la creación.

Use los selectores de Año y Mes en la parte superior. Dejando el mes en "Todos" verá el consolidado anual.

Declaración de IVA: use Libro de Ventas — separa exportaciones USD (IVA 0% Art. 481) de nacionales COP (IVA 19%).

Exógena Formato 1007: use Información Exógena — ingresos anuales por tercero, exportable a CSV para el prevalidador DIAN.

Certificado de Retenciones: use Cert. Retenciones — ReteFuente, ReteIVA y ReteICA por cliente (para clientes colombianos).

Facturas canceladas: use Anulaciones — requerido para auditoría DIAN.

Es un reporte obligatorio (Decreto 1068/2015) cada vez que Alliance recibe un pago en USD de un cliente extranjero. Se presenta ante el banco intermediario usando el Formulario No. 1.

En Reportes → Declaración de Cambio descargue el CSV como soporte para el banco. Incluye fecha, cliente, monto USD, TRM y equivalente COP.

1. En Biblioteca, seleccione Español o English.
2. El formulario se abre como PDF interactivo.
3. Complete los campos en pantalla.
4. Presione Ctrl+S (Windows) o Cmd+S (Mac) para guardar como PDF.
5. Envíe el PDF al cliente para que lo complete y lo devuelva.